Az Áfa törvény 59.§ (1) bekezdése szerint, "Termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása esetében, ha a teljesítést megelőzően pénz vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszköz formájában ellenértékbe beszámítható vagyoni előnyt juttatnak (a továbbiakban: előleg), a fizetendő adót az előleg jóváírásakor, kézhezvételekor kell megállapítani."

Maga az előleg fogalma feltételez a két fél között egy szerződést a jövőbeni értékesítésre vonatkozóan. Az egyik fél az értékesítés teljesítésére kötelezett. Rengeteg esetben nincs írásbeli szerződés. Ha pedig van, a könyvelő nem kapja meg, vagy csak külön kérésre. Márpedig az előlegről kellene lennie megállapodásnak, amelyben a felek rendelkeznek arról is, hogy mely ellenértékbe számít bele a fizetendő előleg.

Amennyiben a vevő saját döntése alapján az értékesítést megelőzően pénzt fizet a szállítójának, az nem minősül előlegnek. Áfa vonzata sincs. Ilyenkor mind a fizetendő, mind pedig a levonható adó (ez a veszélyesebb!) az értékesítés teljesítésének időpontjában keletkezik, bárki bármit is gondol erről.

A könyvelő felfedezi az adóalany bankértesítőjén a bejött pénzösszeget. Szerződés nincs nála, tehát függő tételként könyveli (ez a halálom, mint könyvvizsgálónak). Megpróbálja kideríteni a főnöknél, hogy mi ez a pénzösszeg, aki közli, hogy szerződés nincs, de ez egy előleg.

A könyvelő tudja, hogy akkor számlát kell kibocsátani, és az áfa-bevallásban is szerepeltetni kell. Azt már kevesen tudják, hogy az előlegszámlának tartalmaznia kell az adott ügyletre való utalást is, amelyre az előleg vonatkozik.

A törvény értelmében a jóváírt, kézhez vett előleget úgy kell tekinteni, mint amely a fizetendő adó arányos összegét is tartalmazza, tehát az áfát a kapott összegből visszafele számoljuk. A teljesítés időpontja a kapott előleg jóváírásának napja.

Három megjegyzés:

1.) Áfa-kulcs változása esetén előfordulhat, hogy az előleg áfájának mértéke más lesz, mint a tényleges teljesítéskor még járó összegé. Jó lenne, ha a számlakiállító programok készítői is tudomásul vennék, hogy ezt a problémát meg kell oldaniuk. Bár, ha a stornó számla, helyesbítő számla, módosító számla problematikáját sem tartják fontosnak, akkor mindegy.

2.) A fordított adózású ügyletek előlegének áfájára más szabályok vonatkoznak. Főszabályként, mivel ilyen esetekben a fizetendő adót a vevő állapítja meg és fizeti, ezért az általa átutalt előlegnek nincs áfa-tartalma. 2012. január 1-től viszont az olyan előlegnél is fizetendő áfát kell megállapítani, amely fordított adós ügyletre vonatkozik és a szolgáltatást nyújtó adóalany belföldön gazdasági céllal nem telepedett le, valamint az adóalany részére nyújtott szolgáltatás teljesítési helye az a hely, ahol a szolgáltatás igénybevevője gazdasági céllal letelepedett. Egyszerűbben: a belföldi adóalany, mint az adót fizető, külföldről vesz igénybe szolgáltatást, melynek teljesítési helye belföld. Ebben az esetben az előleget nem lehet úgy tekinteni, mint amely a fizetendő adó arányos összegét is tartalmazza. Ezért az áfát az előlegre kell felszámítani (és nem visszafelé).

3.) Pénzhelyettesítő eszközzel (ígérvény, utalvány, stb.) történő fizetés nem minősülhet előlegnek. Kizárólag a pénzeszközzel és a készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel lehet előlegnek minősülő kifizetést teljesíteni.

A proforma számla csupán egy felszólítás a pénzfizetés teljesítésére. Amikor megrendelek valamit, csak akkor szállítják, ha előtte kifizetem. (Ez az eljárás egyre gyakoribb a fizetési fegyelem folyamatos romlása miatt.) A díjbekérőről tudom meg, hogy mennyit kell előre fizetnem. Az eladónak ezután még előlegszámlát kell kiállítani, amikor a bankszámláján jóváírják az általam átutalt összeget (előleget). Ezt a lépést a cégek nagy része kihagyja. Nem is csoda, mert végül még egy számlát ki kell állítania az eladónak, mégpedig a végszámlát a tényleges értékesítésről, amely pénzügyi teljesítést már nem igényel.

Az előleg számla hiánya egyrészt azt jelenti, hogy az eladó nem állítja be a bevallásába a fizetendő áfát, - adóhiánya keletkezik, ha az értékesítés teljesítése egy másik adó-elszámolási időszakra esik, - másrészt én, mint adóalany nem tudom az előleg áfáját levonni.

A gyakorlatban az előlegszámlát késve szoktuk megkapni. Gyakran a végszámlával együtt küldik. Ennek csak két okát említem meg:

- A bankértesítő adatainak megismerése, a papíralapú kivonat kiküldése időigényes. Biztonsági kérdés, hogy az interneten keresztüli banki ügyintézés egy kézben legyen, és az nem lehet olyan személy, aki az elszámolásokat is végzi (például: könyvelő, számlázó, pénztáros,). Ez így helyes. A gazdasági környezet komplexitására jó példa egy ilyen eset, mert az ügylet végeredménye, hogy legalább egy héttel később tudja kiállítani az előlegszámlát az, akinek ez a feladata, és a banki jóváírás napját megtudja. Addigra már készítheti a végszámlát is.

- Ha postai úton küldik a számlát, akkor spórolás céljából rakják egy borítékba az előlegszámlát és a végszámlát.

Az egész eljárás végeredménye az, hogy a vevő az előleg alapján nem tudja az áfa-levonási jogát gyakorolni, csak késve. Persze lehet hivatkozni arra, hogy a levonási jog bármikor érvényesíthető, egészen az elévülési idő végéig.